読んだ本
技術者のためのテクニカルライティング入門講座 Kindle版 - Amazon アフィリエイトリンク
以前読んでまとめていたものがあったのでブログに投下。
本の要約
読みやすい文章を書くために
読みづらい文書になる要素
- 一文が長い
- 自分視点で書いている
- ライティング技術が活用できていない
いい文章を書くための 2 つのスキル
- 論理的に考える「ロジカルシンキング」
- 自分の考えを効率的・効果的に整理して、相手に説明できる
- 文書作成に使う「ロジカルライティング」
- ロジックを見える形にし、漏れやダブりがないように組み上げる
「論理的」とは
筋道が通っていること。 読み手にわかりやすく伝わり、次の行動につながるような文章が良い。
文章にする際は、頭の中にある論理を読み手の論理に組み替えて記述すべき。
文章を書くためのロジカルシンキング
「読み手」を考える
読み手は目先の相手だけではない。 上司に提出したとして、その上司や顧客が見る可能性もある。 対象者を広げて考える意識付けによって、わかりやすさが上がる。
「目的」を考える
読み手が何をすべきか分かるように、目的を明確にする。 この文書は何を目的としているのかを常に考える必要がある。
「ロジック」を考える
書き出す前にロジックを組み立てる。 ロジックツリーなどを利用して、情報を整理して組み立てる。
テクニカルライティング技術
わかりやすく、簡潔な文章を書くテクニック
- 一文一義にする
- 文を繋がない
- 一文は 50 字以内にする
- 5 W 2 H を入れる
- 「読み手は知っているはず」は NG
- 文書のタイトルで目的を伝える
- 書き言葉を使用する
- 接続詞は最小限かつ効果的に使用する
- 注目させたいときだけ使えば事足りる
- 時間をおいて見直す
読み手に伝わる文章を書くテクニック
- 重要な内容を最初に書く
- 状況説明ではなく、行動を書く
- ☓「〜のためには〜が必要です」
- ☓「〜をしたら〜になる」
- ◯「〜をしてください。〜が可能になります」
- 否定表現は理解できる範囲で
- 二重否定は NG
- ☓「〜しないとは限らない」
- 読み手がすべきことは能動態、結果は受動態
- ☓「〜させる」
- ☓「〜となります」
- 具体的に情報を盛り込む
- 5 W 2 H
- 「など」は適切に使う
- なくてもいいなら使わない
- 今後の取り組みや目標には使わない
- 何を示しているのか明確にする
- 「〜などの『◯◯』を使用してください」
- なくてもいいなら使わない
- レビューしてもらう
表現・表記のルール
- 要素ごとにブロック化する
- カッコは 2 種類を基本とする
- 言い換えや製品名には
（） - 固有名詞や強調には
「」
- 言い換えや製品名には
- 階層構造は 3 階層まで
- 箇条書きは 7 項目まで
- 箇条書きには見出しをつける
- 表記を統一する
- 英語・カタカナ
- 略語
- 長音符
ここには書かないが、以降は実際に文書を作成するときの流れが載っている。
感想
- いろいろなサイトや本を見ていたので知っていたものもあったが、初めて聞くこともいくつかあった
- 著者が取扱説明書を書いている人なので、紙の文書向け・消費者が見る文書向けの話がちょいちょい入ってきていた
- 自分の思考を整理するときや、口頭で話すときに使えるテクニックもある
- もちろん、自分は知っているが本では網羅されていないこともあった
- MECE とか日本語のルールとか
- それらも組み合わせて最強の文書作成術を身につけるんだ
